Drei Angebote kommen selten in derselben Form an. Einer rechnet in Stück, einer in Kartons zu 12 Stück, der dritte in US-Dollar und ohne Fracht. Solange das nicht vereinheitlicht ist, sagt der niedrigste Listenpreis wenig darüber, was die Ware am Ende im eigenen Lager kostet.
Was ist ein Preisspiegel im Einkauf?
Ein Preisspiegel ist im Einkauf eine Tabelle, die die Angebote mehrerer Lieferanten für denselben Bedarf Position für Position gegenüberstellt. Jede Zeile ist eine Position, jede Spalte ein Bieter. Am Ende stehen Summen und ein Rang, damit sichtbar wird, welches Angebot für den gesamten Bedarf am günstigsten ist.
Was gehört in einen Preisspiegel?
- Positionen mit Artikelbezeichnung und Spezifikation
- Bedarfsmenge und Basiseinheit
- Preis je Bieter, umgerechnet auf dieselbe Einheit und Währung
- Konditionen: Rabatt, Skonto, Lieferbedingung (Incoterm), Fracht
- Summe, Abstand zum günstigsten Angebot und Rang
Preisspiegel im Einkauf, am Bau und bei Immobilien
Unter „Preisspiegel“ finden Sie drei verschiedene Dinge. In der öffentlichen Vergabe ist der Preisspiegel Teil der Angebotswertung. Je nach Auftrag und Auftragswert gelten dafür eigene Regeln, etwa VOB/A für Bauleistungen oder UVgO und VgV für Liefer- und Dienstleistungen. Am Bau heißt auch die Auswertung von Angeboten auf ein Leistungsverzeichnis Preisspiegel. Immobilien- und Mietpreisspiegel sind Preisübersichten für einen Markt oder eine Region und haben mit Lieferantenangeboten nichts zu tun. Diese Seite und die Vorlage behandeln den Preisspiegel im industriellen Einkauf: mehrere Lieferanten, viele Positionen, ein gemeinsamer Bedarf.
Preisspiegel, Angebotsvergleich oder Preisvergleich?
| Begriff | Was wird verglichen? | Typischer Einsatz | Ergebnis |
|---|---|---|---|
| Preisvergleich | Preis eines Produkts bei mehreren Händlern | Einzelkauf, oft privat | Günstigster Händler |
| Preisspiegel | Preise mehrerer Lieferanten je Position, auf Einheit und Währung vereinheitlicht | Einkauf, Ausschreibung | Summen und Preisrang je Bieter |
| Angebotsvergleich | Preise plus Konditionen (Lieferzeit, Zahlungsziel, Skonto) und qualitative Kriterien | Lieferantenauswahl, Vergabe | Begründete Vergabeentscheidung |
Der Preisspiegel ist also der rechnerische Teil des Angebotsvergleichs. Welche Kriterien neben dem Preis zählen, beschreibt der Leitfaden Lieferantenangebote nicht nur nach Preis vergleichen.
Angebotsvergleich Schema: In 5 Schritten zum Vergleich
Das Schema funktioniert für eine einzelne Bestellung genauso wie für eine Anfrage mit 50 Positionen.
- Bedarf und Positionen festlegen. Legen Sie vor der Anfrage fest, welche Positionen, Mengen und Spezifikationen Sie brauchen und welche davon Pflichtpositionen sind. Je klarer die Anfrage, desto ähnlicher sehen die Angebote aus. Wie Sie die Anfrage aufsetzen, steht in der RFQ-Checkliste für den Angebotsvergleich.
- Angebote vergleichbar machen. Rechnen Sie jeden Preis auf dieselbe Basiseinheit, dieselbe Preiseinheit und dieselbe Währung um. Typische Stolpersteine sind „1 Karton = 12 Stück“ und „Preis je 1.000 Stück“.
- Bezugspreis berechnen. Ziehen Sie Rabatt und Skonto vom Listeneinkaufspreis ab und addieren Sie die Bezugskosten:
Bezugspreis = Listeneinkaufspreis − Rabatt − Skonto + Bezugskosten (Fracht, Verpackung, Einfuhrabgaben) - Konditionen bewerten. Halten Sie fest, was nicht im Preis steckt: Incoterm und Lieferort, Zahlungsziel, Lieferzeit, Gültigkeit des Angebots und Mindestbestellwert.
- Gewichten und Entscheidung dokumentieren. Vergeben Sie Punkte für Kriterien wie Termintreue, Qualität oder Lieferrisiko, gewichten Sie sie und schreiben Sie auf, warum Sie sich für einen Lieferanten entschieden haben, besonders wenn es nicht der mit dem niedrigsten Bezugspreis ist.
Der Bezugspreis heißt in manchen Unternehmen auch Einstandspreis. Zwischenstufen der Rechnung sind der Zieleinkaufspreis (nach Rabatt) und der Bareinkaufspreis (nach Skonto).
Bezugspreis berechnen: Beispiel mit drei Lieferanten
In diesem Beispiel hat Lieferant C den niedrigsten Listenpreis und landet nach dem Bezugspreis auf dem letzten Platz. Bedarf: 5.000 Dichtungsringe. A und B bieten in Euro an, C in US-Dollar. Kurs: 1,08 USD je 1 EUR. Alle Werte im Beispiel sind fiktiv, auch Kurs und Zollsatz.
| Lieferant A | Lieferant B | Lieferant C | |
|---|---|---|---|
| Listenpreis je Stück | 1,20 EUR | 1,12 EUR | 1,15 USD |
| Lieferbedingung | EXW | DAP (Lieferung an Ihr Werk) | EXW, Import aus einem Nicht-EU-Land |
| Listeneinkaufspreis (5.000 Stück, EUR) | 6.000,00 | 5.600,00 | 5.324,07 |
| − Rabatt | 300,00 (5 %) | 0,00 | 0,00 |
| − Skonto | 114,00 (2 % bei Zahlung in 10 Tagen) | 0,00 | 0,00 |
| + Fracht | 180,00 | 0,00 | 420,00 |
| + Einfuhrabgaben (Annahme 3 %) | 0,00 | 0,00 | 159,72 |
| Bezugspreis | 5.766,00 EUR | 5.600,00 EUR | 5.903,80 EUR |
| Bezugspreis je Stück | 1,15 EUR | 1,12 EUR | 1,18 EUR |
| Rang nach Listeneinkaufspreis | 3 | 2 | 1 |
| Rang nach Bezugspreis | 2 | 1 | 3 |
Umgerechnet kostet ein Dichtungsring bei C rund 1,06 EUR, also etwa 6 Cent weniger als bei B. Fracht und Einfuhrabgaben drehen das Bild: Am Ende liegt C 303,80 EUR über B. A startet mit dem höchsten Listenpreis, holt über Rabatt und Skonto auf und landet 166,00 EUR hinter B.
Der Skonto zählt nur, wenn Sie innerhalb der Frist zahlen. Schafft Ihre Buchhaltung die 10 Tage nicht, liegt A bei 5.880,00 EUR. Die Reihenfolge bleibt in diesem Fall gleich, der Abstand zu C schrumpft aber auf 23,80 EUR.
Die 3 % sind eine Annahme für das Beispiel und hier vereinfacht auf den Warenwert gerechnet. Tatsächlich hängt der Zollsatz von Ware und Ursprung ab, und Bemessungsgrundlage ist der Zollwert. Er enthält in der Regel auch Fracht und Versicherung bis zur EU-Grenze. Die Zeile Einfuhrabgaben enthält im Beispiel nur den Zoll. Alle Werte sind netto, ohne Umsatzsteuer und Einfuhrumsatzsteuer; die Einfuhrumsatzsteuer können vorsteuerabzugsberechtigte Unternehmen in der Regel als Vorsteuer abziehen.
Preisspiegel erstellen in Excel: Das steckt in der Vorlage
Die Vorlage hat neun Tabellenblätter. Blau hinterlegte Zellen sind Eingaben, grau hinterlegte rechnen automatisch.
| Blatt | Was Sie dort tun |
|---|---|
| Anleitung | Kurzanleitung, Farben, Grenzen |
| Stammdaten | Basiswährung, Kurse mit Kursdatum und Quelle, bis zu 5 Bieter, Regel für fehlende Positionen, Skonto ja/nein |
| Positionen | Bedarf: Pos.-Nr., Artikel, Menge, Basiseinheit, Pflichtposition (bis 50) |
| Angebote | Eine Zeile je Bieter und Position (bis 250): Einheit, Umrechnungsfaktor, Preiseinheit, Preis, Währung, Rabatt, Mindestabnahme; Hinweise wie „Kurs fehlt“ |
| Konditionen | Je Bieter: Gültigkeit, Incoterm, Fracht, Einfuhrabgaben (Schätzung), Zahlungsziel, Skonto, Lieferzeit |
| Preisspiegel | Positionswerte mit Farben (grün günstigster, rot teuerster, gelb fehlend), Bezugspreis-Kalkulation, Status, Rang |
| Nutzwert | Acht Kriterien mit Gewicht, Punkten 0-10 und K.-o.; Sensitivität bei Preisgewicht ±10 Prozentpunkte |
| Entscheidung | Wahl, drei Begründungen, Freigabe; druckt auf A4 quer |
| Beispiel | Das Beispiel oben mit fiktiven Werten |
Nur Bieter mit dem Status „Im Vergleich“ erhalten einen Rang. Andere stehen etwa bei „Ausgeschlossen: Kurs fehlt“, „Ausgeschlossen: Angebot abgelaufen“, „Ausgeschlossen: Teilmenge“ oder „Ausgeschlossen: Pflichtposition fehlt“, bis Sie den Grund beheben. Im Nutzwert gibt es erst einen Rang, wenn die Gewichte 100 % ergeben.
Fehlende Positionen richtig behandeln
Ein Bieter, der zwei von 30 Positionen auslässt, wirkt in der Summe zu günstig. Unter Stammdaten wählen Sie eine Regel:
- „Ausschließen“: Fehlt eine Pflichtposition, gibt es keinen Rang. Fehlende optionale Positionen zählen mit dem höchsten Preis der übrigen Bieter.
- „Mit höchstem Preis der übrigen Bieter bewerten“: Jede Lücke wird so bewertet; der Bieter bleibt im Vergleich.
- „Mit 0 bewerten und markieren“: Lücken zählen null, Status „Im Vergleich (Lücken mit 0)“. Passt, wenn Sie die Position getrennt einkaufen.
Fehlende Positionen sind gelb markiert. Hat kein Bieter eine Position angeboten, lautet der Status „Ausgeschlossen: Position ohne Referenzpreis“.
Fremdwährung und Kurs dokumentieren
Beim internationalen Angebotsvergleich rechnen Sie alle Preise in eine Basiswährung um, meist Euro, und halten fest, welcher Kurs von welchem Tag galt. Unter Stammdaten tragen Sie je Währung den Kurs als Fremdwährung je 1 Euro ein (zum Beispiel 1,08 USD), dazu Kursdatum und Quelle, etwa den EZB-Referenzkurs. Fehlt das Datum, erscheint „Kursdatum fehlt“; fehlt der Kurs, lautet der Status „Ausgeschlossen: Kurs fehlt“. Das Kursrisiko bis zur Zahlung rechnet die Vorlage nicht; notieren Sie es im Nutzwert unter „Risiko“.
Incoterms im Vergleich
Der Incoterm legt fest, welche Kosten schon im Angebotspreis stecken. Vereinfachte Übersicht nach Incoterms® 2020. Sie gilt nur, wenn die Klausel im Vertrag vereinbart ist; Einfuhrabgaben fallen nur bei Lieferungen aus Nicht-EU-Ländern an:
| Klausel | Hauptfracht zahlt | Einfuhrabgaben trägt | Im Preisspiegel ergänzen |
|---|---|---|---|
| EXW | Käufer | Käufer | Gesamte Fracht ab Werk, Einfuhrabgaben |
| FCA, FAS, FOB | Käufer | Käufer | Hauptfracht, Einfuhrabgaben |
| CPT, CIP, CFR, CIF | Verkäufer bis Bestimmungsort oder -hafen | Käufer | Transport ab Bestimmungsort oder Hafen, Einfuhrabgaben |
| DAP, DPU | Verkäufer bis benannten Ort | Käufer | Einfuhrabgaben |
| DDP | Verkäufer | Verkäufer | In der Regel nichts |
Bei den C-Klauseln zahlt der Verkäufer die Hauptfracht, das Transportrisiko geht aber schon im Versandland auf Sie über: bei CPT und CIP mit Übergabe an den ersten Frachtführer, bei CFR und CIF, sobald die Ware im Verschiffungshafen an Bord ist. Einfuhrabgaben tragen Sie in der Vorlage nur ein, wenn Sie selbst importieren; bei DDP weist sie darauf hin.
Skonto umrechnen
Ob sich Skonto lohnt, zeigt die Umrechnung in einen Jahreszins:
Jahreszins ≈ Skonto ÷ (1 − Skonto) × 360 ÷ (Zahlungsziel − Skontofrist)
2 % Skonto bei Zahlung in 10 Tagen, sonst netto in 30 Tagen: 0,02 ÷ 0,98 × 360 ÷ 20 ≈ 36,7 % pro Jahr. Liegen Ihre Finanzierungskosten, etwa der Kontokorrentzins, deutlich darunter, lohnt sich Skonto in der Regel. Die Formel ist eine Näherung mit 360 Zinstagen, keine Finanzberatung. Die Vorlage rechnet den Wert je Bieter im Blatt Konditionen; unter Stammdaten schalten Sie mit „Skonto im Bezugspreis berücksichtigen“ (Ja/Nein) ein, ob er in den Bezugspreis eingeht.
Angebotsvergleich Excel Vorlage kostenlos herunterladen
Die Vorlage ist kostenlos, Sie laden sie ohne Anmeldung herunter.
- Datei: StableScore_
Preisspiegel_ Angebotsvergleich_ Vorlage_ v1.4.xlsx (83 KB) - Umfang: 9 Tabellenblätter, bis zu 5 Bieter, 50 Positionen und 250 Angebotszeilen
- Formeln: nur Standardfunktionen (WENN, SUMMEWENNS, SUMMENPRODUKT, INDEX/VERGLEICH); keine Makros, kein XVERWEIS
- Blattschutz: Formelzellen ohne Kennwort geschützt; aufheben über Überprüfen → Blattschutz aufheben
- Erweitern: möglich, die Schritte stehen im Blatt Anleitung
Vergleichen Sie jeden Monat neue Angebote? Wie das ohne Abtippen geht, zeigen wir live an einer Demo-RFQ.
Grenzen der Vorlage
- Alle Preise netto, ohne Umsatzsteuer.
- Einfuhrabgaben und Zölle sind Ihre eigene Schätzung. Die Vorlage ist keine Steuer-, Zoll- oder Rechtsberatung.
- Sie ersetzt keine Angebotswertung nach Vergaberecht (etwa VOB/A, UVgO, VgV).
- Die Beispielwerte im Blatt Beispiel sind fiktiv.
Typische Fehler im Angebotsvergleich
- Einheiten vermischt: Preis je Karton gegen Preis je Stück.
- Incoterm übersehen: EXW gegen DAP verglichen, als wäre es dasselbe.
- Fremdwährung ohne Kurs und Datum: Später kann niemand nachrechnen.
- Skonto eingerechnet, aber nicht gezogen: Der Vergleich rechnet mit einem Preis, den Sie nie zahlen.
- Fehlende Position nicht markiert: Das unvollständige Angebot wirkt am günstigsten.
- Entscheidung nicht dokumentiert: Bei einer Rückfrage aus Controlling oder Revision fehlt die Begründung.
Wann Excel an Grenzen stößt
Für ein Angebotspaket mit einigen Dutzend Positionen reicht die Vorlage. Mühsam wird es, wenn sich derselbe Ablauf ständig wiederholt. Bei der dritten RFQ im Monat sitzt wieder jemand vor drei PDF-Angeboten, überträgt Positionen in dieselben Spalten und rechnet Kartons in Stück um. Das Risiko liegt dann eher beim Abtippen und Zuordnen als in den Formeln.
Diesen Schritt übernimmt Procurement Intelligence von StableScore: Unterschiedliche RFQ- und Angebotsformate werden in vergleichbare Positionen überführt, fehlende und alternative Positionen bleiben markiert. Das Ergebnis ist eine Entscheidungskarte mit Score, Empfehlung, drei Gründen und einer nächsten Aktion, etwa „zwei abweichende Alternativprodukte technisch freigeben“. Sie starten mit dieser einen Entscheidung und ergänzen weitere Module, wenn Sie sie brauchen. Wie das im Ablauf aussieht, zeigt der Anwendungsfall RFQ-Angebote automatisch vergleichen; worauf Sie bei der Auswahl einer Software achten sollten, steht im Leitfaden RFQ-Vergleichssoftware auswählen.
Eine Demo-RFQ live vergleichen
In 30 Minuten sehen Sie an einer realistischen Demo-RFQ, wie mehrere Lieferantenangebote Position für Position verglichen werden. Sie müssen keine Daten vorbereiten. Wenn Sie möchten, bringen Sie eine ältere oder anonymisierte eigene RFQ mit.
Häufige Fragen
- Was ist der Unterschied zwischen Preisspiegel und Angebotsvergleich?
- Der Preisspiegel stellt die Preise mehrerer Lieferanten je Position nebeneinander, vereinheitlicht auf Einheit und Währung, und bildet daraus Summen und einen Preisrang. Der Angebotsvergleich nutzt dieses Ergebnis und bewertet zusätzlich Konditionen wie Lieferzeit, Zahlungsziel und Skonto sowie qualitative Kriterien wie Qualität oder Termintreue. Am Ende steht eine begründete Vergabeentscheidung.
- Wie berechne ich den Bezugspreis?
- Bezugspreis = Listeneinkaufspreis − Rabatt − Skonto + Bezugskosten. Zu den Bezugskosten gehören Fracht, Verpackung und bei Importen die Einfuhrabgaben. Beispiel: 6.000,00 EUR Listeneinkaufspreis, 5 % Rabatt (300,00), 2 % Skonto auf den rabattierten Betrag (114,00) und 180,00 EUR Fracht ergeben 5.766,00 EUR Bezugspreis.
- Wie viele Angebote sollte ich einholen?
- In Unternehmen der Privatwirtschaft schreibt in der Regel kein Gesetz eine feste Zahl vor; maßgebend ist Ihre interne Einkaufsrichtlinie. Anders kann es sein, wenn der Einkauf mit öffentlichen Fördermitteln finanziert wird: Förderbescheide verlangen oft Vergleichsangebote oder die Anwendung von Vergaberegeln. Holen Sie so viele Angebote ein, dass mindestens zwei echte Alternativen übrig bleiben, nachdem unvollständige oder abgelaufene Angebote herausgefallen sind. Die Vorlage nimmt bis zu fünf Bieter auf. In der öffentlichen Vergabe gelten eigene Vorgaben.
- Wie vergleiche ich Angebote in unterschiedlichen Währungen?
- Legen Sie eine Basiswährung fest, meist Euro, und rechnen Sie jedes Angebot mit einem dokumentierten Kurs um. Notieren Sie Kursdatum und Quelle, zum Beispiel den EZB-Referenzkurs, damit der Vergleich nachvollziehbar bleibt. Das Kursrisiko bis zur Zahlung bewerten Sie getrennt.
- Wie gehe ich mit fehlenden Positionen um?
- Legen Sie vorher eine Regel fest, die für alle Bieter gilt. Drei Wege: den Bieter ausschließen, wenn eine Pflichtposition fehlt; die Lücke mit dem höchsten Preis der übrigen Bieter bewerten; oder die Lücke mit null bewerten und sichtbar markieren. Die Vorlage bietet alle drei als Auswahl.
- Wie bewerte ich Skonto und Zahlungsziel?
- Rechnen Sie den Skonto in einen Jahreszins um: Skonto ÷ (1 − Skonto) × 360 ÷ (Zahlungsziel − Skontofrist). 2 % Skonto bei 10 Tagen statt 30 Tagen netto entsprechen rund 36,7 % pro Jahr. Vergleichen Sie diesen Wert mit Ihren Finanzierungskosten. Rechnen Sie Skonto nur dann in den Bezugspreis ein, wenn Sie die Frist sicher einhalten.
- Funktioniert die Vorlage auch in LibreOffice oder Google Sheets?
- Die Vorlage verwendet nur Standardfunktionen, keine Makros und kein XVERWEIS. In Microsoft Excel haben wir sie getestet. In LibreOffice Calc und Google Sheets haben wir sie noch nicht getestet; einzelne Funktionen wie der Blattschutz oder die Farbregeln können dort anders aussehen.
- Ersetzt die Vorlage eine Angebotswertung nach Vergaberecht?
- Nein. Die Vorlage ist für den Einkauf in Unternehmen gedacht, also für Angebote von Lieferanten auf eine eigene Anfrage. Öffentliche Auftraggeber werten Angebote nach Vergaberecht aus, je nach Auftrag etwa nach VOB/A, UVgO oder VgV, und müssen dabei eigene Formvorgaben beachten. Dafür ist die Vorlage nicht ausgelegt.