Unterschiedliche Produktnamen, Einheiten, Währungen, Zahlungsziele und Liefertermine können einen scheinbar günstigen Anbieter zur teureren oder riskanteren Wahl machen.
Was bedeutet RFQ?
RFQ ist die Abkürzung für Request for Quotation, auf Deutsch Angebotsanfrage. Der Einkauf schickt sie an mehrere Lieferanten, wenn klar ist, was beschafft werden soll, und es vor allem um Preis und Konditionen geht: Artikel, Spezifikation, Menge, Liefertermin und gewünschte Zahlungsbedingungen stehen in der Anfrage fest.
Zwei verwandte Begriffe tauchen oft daneben auf:
- RFI (Request for Information): eine Informationsanfrage, bevor feststeht, was genau gebraucht wird. Sie dient dazu, den Markt und mögliche Lieferanten kennenzulernen.
- RFP (Request for Proposal): eine Anfrage nach einem Lösungsvorschlag, wenn der Lieferant selbst einen Weg vorschlagen soll, etwa bei Dienstleistungen oder Projekten.
Wie läuft eine RFQ ab?
- Bedarf und Spezifikation festlegen: Positionen, Mengen, technische Anforderungen, Termin.
- Lieferanten auswählen und die Anfrage mit einer Antwortfrist versenden.
- Rückfragen der Lieferanten beantworten, für alle gleich.
- Angebote bis zur Frist einsammeln und prüfen, ob jedes Angebot alle Positionen enthält.
- Angebote vergleichbar machen und bewerten. Hier entstehen die meisten Fehler, weil jedes Angebot andere Bezeichnungen, Einheiten, Währungen und Konditionen verwendet.
- Verhandeln, vergeben und die Entscheidung dokumentieren.
Die folgende Checkliste deckt Schritt 5 ab. Für die Rechnung gibt es eine kostenlose Preisspiegel-Vorlage für Excel, die auch Währungskurse und Incoterms berücksichtigt.
Positionen zuerst normalisieren
Artikelbezeichnungen, Einheiten, Mengenstaffeln und Alternativprodukte werden einer gemeinsamen RFQ-Position zugeordnet, ohne die Originalquelle zu verlieren.
Kommerzielle Bedingungen einbeziehen
Währung, Zahlungsziel, Fracht, Mindestmenge und Liefertermin müssen neben dem Einheitspreis vergleichbar sein.
- Preis und Währungsstichtag
- Lieferzeit und geforderter Termin
- Zahlungs- und Versandbedingungen
Abweichungen sichtbar entscheiden
Fehlende, alternative oder technisch unklare Positionen werden nicht stillschweigend bewertet, sondern als offene Entscheidung markiert.
RFQ-Vergleichsfelder
- Artikel, Spezifikation, Menge und Einheit
- Preis, Währung, Rabatte und Nebenkosten
- Liefertermin, Zahlungsziel und Gültigkeit
- Fehlende Positionen, Alternativen und technische Freigaben
Beispiel für eine nachvollziehbare Vergabe
Angebot B hat den niedrigeren normalisierten Gesamtwert und den früheren Liefertermin. Zwei Alternativprodukte bleiben jedoch offen; die Empfehlung fordert deshalb vor der Vergabe eine technische Freigabe statt eines automatischen Zuschlags.
Häufige Fragen
- Warum reicht ein Excel-Preisvergleich oft nicht?
- Weil unterschiedliche Einheiten, Währungen, fehlende Positionen und kommerzielle Bedingungen häufig manuell interpretiert werden und dadurch Fehler oder nicht vergleichbare Summen entstehen.
- Soll eine Software den Lieferanten automatisch auswählen?
- Sie sollte eine begründete Bewertung und offene Abweichungen liefern. Technische oder strategische Freigaben bleiben bei den verantwortlichen Personen.
- Was ist der Unterschied zwischen RFQ und Angebotsanfrage?
- Beide meinen dasselbe: RFQ ist der englische Begriff, Angebotsanfrage der deutsche, und im Einkauf werden sie gleichbedeutend verwendet.
- Wann nutzt man eine RFQ statt einer RFP?
- Wenn Sie genau wissen, was Sie kaufen wollen, und Lieferanten vor allem über Preis und Konditionen vergleichen. Soll der Lieferant erst einen Lösungsweg vorschlagen, ist eine RFP passender.