Farklı ad, birim, para birimi, ödeme koşulu ve teslim tarihi görünüşte ucuz bir teklifi daha pahalı veya riskli seçeneğe dönüştürebilir.
RFQ nedir?
RFQ, Request for Quotation'ın kısaltmasıdır. Türkçesi teklif talebi ya da fiyat teklifi talebidir. Satın alma ekibi neyi alacağını bildiğinde ve asıl konu fiyat ile koşullar olduğunda birden fazla tedarikçiye RFQ gönderir. Talepte kalemler, teknik özellikler, miktar, teslim tarihi ve istenen ödeme koşulları yazılıdır.
Yanında sık geçen iki terim:
- RFI (Request for Information): bilgi talebi. Tam olarak neye ihtiyaç olduğu belli olmadan, piyasayı ve olası tedarikçileri tanımak için gönderilir.
- RFP (Request for Proposal): çözüm teklifi talebi. Tedarikçinin bir yöntem önermesi beklendiğinde, örneğin hizmet ya da proje alımlarında kullanılır.
RFQ süreci nasıl işler?
- İhtiyacı ve teknik özellikleri belirleyin: kalemler, miktarlar, teknik şartlar, termin.
- Tedarikçileri seçin ve talebi bir cevap süresiyle gönderin.
- Tedarikçilerin sorularını herkese aynı şekilde cevaplayın.
- Teklifleri son tarihe kadar toplayın ve her teklifin tüm kalemleri içerip içermediğine bakın.
- Teklifleri karşılaştırılabilir hale getirip değerlendirin. Hataların çoğu burada çıkar, çünkü her teklif farklı ürün adı, birim, para birimi ve koşul kullanır.
- Pazarlık yapın, siparişi verin ve kararı kayıt altına alın.
Aşağıdaki kontrol listesi 5. adımı kapsar.
Önce kalemleri normalize edin
Ürün adları, birimler, miktar kademeleri ve alternatifler özgün kaynak korunarak ortak RFQ kalemine eşlenir.
Ticari koşulları dahil edin
Para birimi, ödeme, nakliye, minimum miktar ve teslimat birim fiyatla birlikte karşılaştırılır.
- Fiyat ve kur tarihi
- Termin ve istenen teslim tarihi
- Ödeme ve nakliye koşulları
Sapmaları açık karara dönüştürün
Eksik, alternatif veya teknik olarak belirsiz kalemler sessizce puanlanmaz; açık karar olarak işaretlenir.
RFQ karşılaştırma alanları
- Kalem, teknik özellik, miktar ve birim
- Fiyat, para birimi, indirim ve ek maliyet
- Teslimat, ödeme ve geçerlilik
- Eksik kalem, alternatif ve teknik onay
İzlenebilir tedarik önerisi
B teklifi daha düşük normalize toplam ve erken teslim sunar. İki alternatif ürün açık olduğu için sistem otomatik seçim yapmak yerine tedarik öncesi teknik onay ister.
Sık sorulan sorular
- Excel fiyat karşılaştırması neden yetersiz kalabilir?
- Birim, para birimi, eksik kalem ve ticari koşullar manuel yorum gerektirerek hatalı veya karşılaştırılamayan toplamlar oluşturabilir.
- Yazılım tedarikçiyi otomatik seçmeli mi?
- Gerekçeli değerlendirme ve açık sapmalar sunmalıdır. Teknik ve stratejik onay sorumlu kişilerde kalır.
- RFQ ile teklif talep formu aynı şey mi?
- Teklif talep formu, RFQ'nun yazılı hâlidir. RFQ süreci adı, form ise tedarikçiye giden belgedir.
- RFQ yerine ne zaman RFP kullanılır?
- Ne alacağınızı tam biliyor ve tedarikçileri fiyat ile koşullar üzerinden karşılaştırıyorsanız RFQ uygundur. Tedarikçinin önce bir çözüm yolu önermesi gerekiyorsa RFP daha doğrudur.